Jak automaticky zpracovat příchozí fakturu

18. 5. 2021 | Vnitrofiremní procesy

Asi není nikdo, kdo by se vyžíval v evidenci fakturu. Ale každý vlastník firmy ví, že pořádej ve financích je základ úspěšního podnikání. Nebaví vás ruční zpracování faktur? V tuto chvíli přijde vhod automatizace.

Jak může automatizace usnadnit váš život

Představte si, že vám do e-mailové schránky dorazila faktura. Abyste automatizaci spustili, stačí přidat e-mailu štítek, nebo ho přiřadit do konkrétní složky. Každých 5 minut se pak z vaší schránky stahují nové faktury a ukládají se do vašeho cloudového úložiště (Disk Google, Dropbox atd.).

Data jsou uložena v tabulce, jako jsou Google Tabulky nebo Airtable, nebo dokonce v softwaru pro správu projektů, jako je Asana nebo Trello. Díky tomu můžete zjednodušit související procesy jako napříklaad schvalování faktur. Když fakturu schválíte, může se např. odeslat přímo účetnímu.

Jak to ještě vylepšit?

  • Vytvořte samostatnou e-mailovou adresu pro příchozí faktury. To usnadňuje filtrování zpráv a také nikomu neposkytujete přístup ke svým zprávám.
  • Implementujte nástroje jako Rossum , které umí číst údaje z faktur (říká se tomu vytěžování dokumentů). To je skvělé, pokud potřebujete vaše náklady zpracovat do reportu.