Vytvářejte dokumenty z dat v tabulkách nebo CRM

27. 5. 2021 | Dokumenty

Jak pohodový by mohl být váš běžný den, kdybyste nemuseli neustále vyplňovat různé dokumenty jako nabídky, rezervace, potvrzení objednávek, smlouvy apod. Co kdybyste se mohli soustředit spíš na vymyšlení té nejlepší nabídky, místo abyste dokola hledali informace ve třech různých tabulkách?

Jak může automatizace usnadnit váš život

Koncept je docela jednoduchý. Můžete vytvořit šablonu se zástupnými symboly pro konkrétní informace, které musíte vyplnit. Představte si standardní Microsoft Word, který sedí v cloudovém úložišti OneDrive nebo v dokumentu Google Sheet.

Můžete využít data uložená např. v CRM (jako Pipedrive, Hubspot nebo Raynet), v účetním softwaru (jako Freshbooks nebo Fakturoid) nebo přímo ve vašem e-shopovém systému (ať už je to Shopify, Woocommerce nebo třeba Shoptet). Automatizace pak může doplnit data do šablon do míst, kde jsou zástupné symboly – v podstatě stačí stisknout tlačítko.

Jak to ještě vylepšit?

  • Používání nástrojů jako Formstack nebo Eledo vám dává větší volnost při vytváření šablon. Tyto nástroje vám také často poskytují přímou integraci s mnoha dalšími nástroji.
  • Umožněte ostatním vytvářet dokumenty! Vaši zákazníci nebo obchodní partneři mohou vyplňovat dokumenty prostřednictvím formulářů umístěných na vašem webu. Pokud hledáte vynikající nástroj pro automatizaci, podívejte se na tento přehled, který jsem vytvořil pro sebe.
  • A na závěr nezapomeňte – nově vytvořený dokument můžete automaticky odeslat zákazníkovi nebo obchodnímu partnerovi. Ve stejném pracovním postupu ji může automatizace uložit do cloudového úložiště.